Datenschutzhinweise nach Art. 13 DSGVO für den Einsatz von Microsoft Teams

1. Verantwortlicher

Für die Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in Zusammenhang mit der Nutzung von
Microsoft Teams (nachfolgend „Teams“) ist die

GALAB Laboratories GmbH, Am Schleusengraben 7, 21029 Hamburg, Telefon: 040-368077400, E-Mail: datenschutz@galab.de.

(nachfolgend „GALAB“) verantwortlich.

Hinweise: Sofern Sie die Webseite von „Teams“ aufrufen, ist Microsoft Corporation als Anbieter von „Teams“ für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Webseite ist für die Nutzung von „Teams“ jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von „Teams“ herunterzuladen. Sofern Sie die „Teams“-Software (App) nicht nutzen wollen oder können, können Sie „Teams“ auch über Ihren Browser nutzen. Der Dienst wird dann insoweit auch über die Webseite von Microsoft Corporation erbracht.

2. Beschreibung der Datenverarbeitung, Zwecke und Datenarten

Zur Durchführung von Telefonkonferenzen, Online-Meetings und Videokonferenzen (nachfolgend: „OnlineMeetings“) nutzen wir das Tool „Teams“ des US-Anbieters Microsoft Corporation.

Je nach Art und Umfang der Nutzung von „Teams“ werden verschiedene Arten von Daten erhoben bzw. verarbeitet. Hierzu gehören insbesondere

• Angaben zu Ihrer Person (z.B. Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Profilbild),
• Meeting-Metadaten (z.B. Datum, Uhrzeit und Dauer der Kommunikation, Name des Meetings, TeilnehmerIP-Adresse),
• Text-, Audio- und Videodaten (z.B. Chatverläufe, Video- und Audiowiedergaben),
• Verbindungsdaten (z.B. Rufnummern, Ländernamen, Start- und Endzeiten, IP-Adressen).

Nachfolgend möchten wir Sie näher über den Umfang der Datenverarbeitung informieren.

2.1. Erforderliche Daten und Funktionen

Als Mitarbeiter der GALAB steht Ihnen gegebenenfalls ein Benutzerkonto zur Verfügung, mit dem Sie als „Benutzer“ bzw. „Gastgeber“ Online-Meetings veranstalten und abhalten können. Für die Erstellung Ihres Benutzerkontos bzw. zur Planung und Durchführung eines Online-Meetings werden folgende Daten von Ihnen erhoben bzw. verarbeitet: Name, Benutzername, E-Mail oder Telefonnummer, Passwort (wenn kein Single-SignOn verwendet wird).

Nehmen Sie als interner oder externer Teilnehmer („Gast“) an einem Online-Meeting teil, erhalten Sie vom Gastgeber einen Zugangslink per E-Mail. Bei der Anmeldung zum Online-Meeting müssen Sie sodann Ihren Namen und ggf. Ihre E-Maildresse angeben. Als Teilnehmer können Sie an Meetings direkt über den Browser teilnehmen, ohne die Teams-App zu installieren.

Daneben erhebt das Tool Benutzerdaten, die für die Bereitstellung sowie technische und betriebliche Unterstützung und Verbesserungen der zur Verfügung gestellten Dienste erforderlich sind. Hierzu gehören insbesondere technische Daten zu Ihren Geräten, Ihrem Netzwerk und Ihrer Internetverbindung, wie z.B. IPAdresse, MAC-Adresse, andere Geräte-IDs (UDID), Gerätetyp, Betriebssystemtyp und -version, Client-Version, Kameratyp, Mikrofon oder Lautsprecher, Art der Verbindung).

2.2. Freiwillige Angaben und Funktionen

Weitere Angaben zu Ihrer Person können Sie machen, müssen Sie aber nicht. Zudem steht es Ihnen frei, während des Online-Meetings die Chat-, Frage- oder Umfragefunktionen zu nutzen. Auch Ihre Kamera und Ihr Mikrofon können Sie selbst ein-, ab bzw. stumm zuschalten.

Darüber hinaus möchten wir einzelne Online-Veranstaltung zum Zweck der Veröffentlichung auf Youtube oder Bereitstellung abwesender Teilnehmer aufzeichnen. Hierbei werden sowohl die Tonspur, wie auch die Kameraansicht der Teilnehmer aufgezeichnet. Es steht Ihnen dabei frei, die Kamera und das Mikrofon zu aktivieren. Zu Beginn der Veranstaltung sind sowohl die Kamera als auch das Mikrofon (per Voreinstellung) deaktiviert. Aktivieren Sie Kamera und/ oder Mikrofon, erklären Sie hiermit Ihre Einwilligung in die Aufzeichnung.  Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Nehmen Sie ohne die Aktivierung von Kamera und/oder Mikrofon teil, werden (außer Ihres Nutzernamens oder Pseudonyms) keine Ihrer personenbezogenen Daten aufgezeichnet. Fragen können Sie dann auch über den Chat platzieren. Die Chatinhalte sind nicht Bestandteil der Aufzeichnung.

Wenn Sie die Chat-, Frage oder Umfragefunktion nutzen, werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Wenn Sie Ihre Kamera oder Ihr Mikrofon einschalten, werden für die Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Bei Beginn von Online-Meetings sind Ihre Kamerabild und Ihr Mikrofon standardmäßig ausgeschaltet.

Beachten Sie bitte, dass sämtliche Informationen, die Sie oder andere während eines Online-Meetings hochladen, bereitstellen oder erstellen, zumindest für die Dauer des Meetings verarbeitet werden. Hierzu gehören insbesondere Chat-/ Sofortnachrichten, Dateien, Whiteboards und andere Informationen, die während der Nutzung des Dienstes geteilt werden.

2.3. Weitere Informationen zur Verarbeitung Ihrer Daten

Weitere Informationen zur Verarbeitung Ihrer Daten bei Nutzung von „Teams“ finden Sie unter:
https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement und https://news.microsoft.com/de-de/datenschutzund-sicherheit-in-microsoft-teams-nutzer/.

3. Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitung
Wenn Sie „Teams“ als Mitarbeiter*in der GALAB nutzen, erfolgt die Datenverarbeitung auf Grundlage von Art. 88 Abs. 1 DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 1 BDSG, sofern und soweit die Durchführung von Online-Meetings für die Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist.

Wenn Sie als externe/r Teilnehmer*in an einem Online-Meeting teilnehmen, erfolgt die Verarbeitung Ihrer Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b. DSGVO, sofern Ihre Teilnahme am Online-Meeting zur Erfüllung eines mit Ihnen geschlossenen Vertrags erforderlich ist. Entsprechendes gilt, wenn die Durchführung des OnlineMeetings zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, die auf Ihre Anfrage erfolgen.

Sofern die Datenverarbeitung im Zusammenhang mit der Nutzung von „Teams“ weder für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses noch zur Erfüllung eines mit Ihnen geschlossenen Vertrags bzw. zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht hierbei in der Aufrechterhaltung von ortsunabhängiger Kommunikation, der Pflege geschäftlicher Kontakte und der Erbringung geschuldeter Leistungen.

Sofern Sie bei der Nutzung des Tools darüber hinaus freiwillig Angaben zu Ihrer Person machen oder freiwillig nicht zwingend erforderliche Funktionen nutzen, erfolgt die damit einhergehende Datenverarbeitung auf Grundlage Ihrer widerrufbaren Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a, 7 DSGVO gegebenenfalls i.V.m. Art. 88 Abs. 1 DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 2 BDSG, wenn Sie als Mitarbeiter*in agieren . Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Bitte beachten Sie, dass Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, davon nicht betroffen sind.

4. Weitergabe Ihrer Daten

Wir übermitteln Ihre Daten grundsätzlich nicht an Dritte. Eine Weitergabe erfolgt nur, sofern die Daten gerade zur Weitergabe bestimmt sind, Sie vorher ausdrücklich in die Übermittlung eingewilligt haben oder wir aufgrund gesetzlicher Vorschriften hierzu verpflichtet bzw. berechtigt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus „OnlineMeetings“ wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.

Bei der Verarbeitung Ihrer Daten unterstützt uns die Microsoft Corporation als externer Dienstleister und Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 DSGVO. Als Auftragsverarbeiter verarbeitet die Microsoft Corporation Ihre Daten streng weisungsgebunden und auf Grundlage eines gesondert geschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrages. Eine Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union (EU) bzw. des Europäischen Wirtschaftsraumes (EWR) erfolgt grundsätzlich nicht, da wir unseren Speicherort auf Rechenzentren in der Europäischen Union beschränkt haben. Es kann jedoch nicht ausgeschlossen werden, dass Ihre Daten auch außerhalb der EU bzw. des EWR verarbeitet bzw. an die Microsoft Corporation übermittelt werden. Die Datenübermittlung in die USA erfolgt vorbehaltlich geeigneter Garantien im Sinne des Art. 46 DSGVO durch die Verwendung von Standarddatenschutzklauseln und zusätzlich getroffenen Maßnahmen. Gerne stellen wir Ihnen eine Kopie der Standarddatenschutzklauseln sowie weitere Informationen zu den getroffenen zusätzlichen Maßnahmen auf Anfrage zur Verfügung.

5. Löschung Ihrer Daten

Wir verarbeiten Ihre Daten grundsätzlich nur solange, wie sie für die Zwecke, für die sie erhoben worden sind, erforderlich sind. Danach werden Ihre Daten gelöscht, es sei denn die Verarbeitung bzw. Speicherung Ihrer Daten ist zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.

Im Übrigen gelten folgende Speicher- bzw. Löschfristen:

• Alle Benutzerkontodaten werden grundsätzlich nach Beendigung der Bereitstellung des Dienstes gelöscht.
• Sofern Sie als Benutzer über ein Benutzerkonto verfügen, können Sie Ihr Nutzungsprofil, einschließlich der dort über Sie gespeicherten Daten, jederzeit vollständig löschen.
• Admin-Benutzer im Konto des Verantwortlichen können Nutzungsprofile jedes Benutzers, einschließlich der dort gespeicherten Daten, jederzeit vollständig löschen.
• Medien, die zwischen Teilnehmern in einem „Meeting-Raum“ gesendet werden, werden nicht gespeichert.
• Audio- und Videoinhalte werden im Stream verarbeitet und nicht gespeichert.
• Chat-Nachrichten werden nicht dauerhaft gespeichert.
• Gespeicherte technische Protokolle/technische Diagnoseinformationen werden nach maximal 90 Tagen gelöscht oder anonymisiert.

6. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben gemäß Art. 15 DSGVO das Recht auf Auskunft seitens des Verantwortlichen über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten sowie auf Berichtigung unrichtiger Daten gemäß Art. 16 DSGVO oder auf Löschung, sofern einer der in Art. 17 DSGVO genannten Gründe vorliegt, z.B. wenn die Daten für die verfolgten Zwecke nicht mehr benötigt werden. Sie haben zudem das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, wenn eine der in Art. 18 DSGVO genannten Voraussetzungen vorliegt und in den Fällen des Art. 20 DSGVO das Recht auf Datenübertragbarkeit. In Fällen, in denen wir Ihre personenbezogenen Daten auf der Rechtsgrundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, haben Sie zudem das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch einzulegen. Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, es liegen nachweisbar zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung vor, die gegenüber Ihren Interessen, Rechten und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Ihre Datenschutzrechte können Sie hier geltend machen: datenschutz@galab.de

Sie haben zudem das Recht hat auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden Daten gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verstößt. Das Beschwerderecht kann insbesondere bei einer Aufsichtsbehörde in dem Mitgliedstaat des Aufenthaltsorts der betroffenen Person oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes geltend gemacht werden.

7. Unsere Datenschutzbeauftragte

Bei der Erfüllung unserer datenschutzrechtlichen Pflichten werden wir von unserer Datenschutzbeauftragten unterstützt.

Die Kontaktdaten unserer Datenschutzbeauftragten lauten:

datenschutz nord GmbH, Sechslingspforte 2, 22087 Hamburg

E-Mail: office@datenschutz-nord.de

Web: https://www.dsn-group.de